RJC Üyelik ve Belgelendirme Usulü

Üyelik üç türe ayrılır: ticari üyelik, birlik üyeliği ve destekleyici üyelik. Ticari üye, kuruluşa girişten itibaren iki yıl içinde belgelendirilmek zorundadır; belgelendirilmezse üyelik sona erer. Belge, alındıktan sonra üç yıl geçerlidir ve bu süre içinde bir zorunlu gözetim denetimi yapılır.

Usulün kaynağı, kuruluşun Şubat 2025 tarihli Üye Belgelendirme Kılavuzudur. Kılavuz, kuruluş yönetim kurulunca 29 Ocak 2025 tarihinde onaylanmış, 19 Şubat 2025 tarihinde yayımlanmış ve 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. Daha önceki Değerlendirme Kılavuzu’nun ilgili hükümlerinin yerini almıştır.

Üyelik Türleri ve Aidat Nedir?

Ticari üyelik, zincirde ticari saikle faaliyet gösteren işletmeler içindir ve aidatı yıllık ilgili satış hacmine göre kademelendirilir. İki milyon sterlinin altındaki kademede aidat 650 sterlin, en üst kademede 80.000 sterlin’dir. Kademeler, madenci ve perakendeciler ile zincirin diğer halkaları için ayrı ayrı belirlenmiştir.

Birlik üyeliği, üyeleri zincirde faaliyet gösteren meslek örgütleri içindir; aidatı 1.500 sterlin olarak sabittir ve üyelerini bilgilendirme, rekabet kurallarına uyma ile kuruluşun fikri haklarını koruma taahhütlerini içerir. Destekleyici üyelik, zincirin dışındaki kuruluşlar içindir.

İki kayıt önemlidir. Kuruluş, danışman, müşavir ve üçüncü taraf denetçilerin üyelik başvurularını kabul etmez. Ayrıca ticari üyelik aidatı, bağımsız üçüncü taraf denetim bedelini içermez; denetim bedeli üye ile denetim firması arasındaki sözleşmeye tabidir.

Hangi Standarda Göre Denetlenirsiniz?

Kapsamdaki malzemeyi elleyen bütün ticari üyeler için Uygulama Kuralları (COP) ile Laboratuvar Üretimi Malzemeler Standardı (LGMS) ve bunlara ilişkin denetim ile belgelendirme zorunludur. Üye, tesis veya malzeme bazında değil bir bütün olarak ve kapsamdaki bütün malzemeler için belgelendirilir.

Gözetim Zinciri (COC) standardı ise yalnız kıymetli madenler içindir ve gönüllüdür; üyeliğin şartı değildir. Bu standarda yalnız hâlihazırda COP belgesi bulunan üyeler ya da eşzamanlı belgelendirme için birleşik denetime giren üyeler başvurabilir. LGMS denetimi daima COP denetimiyle birleşik yapılır.

Belgelendirme Takvimi Nasıl İşler?

İlk belgelendirme denetiminin, iki yıllık sürenin tamamlanmasına imkân verecek şekilde on sekiz ay içinde yapılması öngörülür. Belge dönemi üç yıldır. Belgenin başlangıç tarihinden itibaren on iki ile on sekiz ay arasında bir zorunlu gözetim denetimi yapılır; bu denetim şartları varsa tümüyle uzaktan yürütülebilir.

Yeniden belgelendirme denetimi, belgenin sona erme tarihinden önceki altı ay içinde tamamlanır. Belgeye ayrıca üç aylık bir ek süre tanınır; ancak bu süre kendiliğinden işlemez, dört şarttan birinin varlığına bağlıdır. Kuruluşun belgeyi uzatma yetkisi bulunmadığı için ek sürenin şartlarının kaçırılması belgelendirmede boşluk doğurur.

Süreç Beş Adımda Nasıl Yürür?

Birinci adım ön hazırlıktır: üye kendi öz değerlendirmesini tamamlar, uygunsuzluklarını giderir ve bir denetim firmasıyla anlaşır. Öz değerlendirme defteri denetim firmasına en geç bir ay önce gönderilir ve defterin tarihi altı ayı aşmamalıdır. Denetim planı, denetimin başlamasından en az on iş günü önce mutabakata bağlanır.

İkinci adım değerlendirmedir. İlk belgelendirme denetimi iki aşamadan oluşur — belge incelemesi ve denetim — ve ikisi birlikte en çok altı ay içinde tamamlanır. Üçüncü adımda denetim firması teknik incelemeyi yapar ve belgelendirme kararını verir; denetim sonrası sürecin tamamı iki ile dört ay arasında sürer.

Dördüncü adım belgenin düzenlenmesidir. Üye, denetim raporunu teslim aldıktan sonra beş iş günü içinde kabul beyanını imzalar; belge, imzalı beyandan sonra on iş günü içinde denetim firmasınca düzenlenir. Beşinci adım gözetimdir ve çevrim, belgenin sona ermesinden en çok altı ay önce yeniden başlar.

Uygunsuzluk Dereceleri Nedir?

Üç derece vardır. Minör uygunsuzluk, münferit bir performans veya denetim aksaklığından kaynaklanan, sistemin çöküşüne işaret etmeyen ve yakın bir ciddi risk doğurmayan aykırılıktır. Majör uygunsuzluk, hükmün hiç uygulanmaması, birbiriyle bağlantılı veya süreklilik gösteren minör uygunsuzluklar ya da tırmandırılmış bir minör uygunsuzluktur ve çalışan, toplum veya çevre bakımından yakın ve ciddi bir risk içerir. Kritik ihlal, kritik sayılan bir hükme karşı tespit edilen majör uygunsuzluktur.

Süreler dereceye göre işler. Her uygunsuzluk için düzeltici faaliyet planı, tespit tarihinden itibaren en çok bir ay içinde sunulur. Kritik ihlal ve majör uygunsuzlukta, düzeltici faaliyetin uygulandığına dair delil en çok üç ay içinde sunulur. Denetçi, planı ve delilleri aldıktan sonra en çok on beş iş günü içinde inceler ve sonucu bildirir. Altı ay içinde onaylanmış ve etkili bir plan oluşmazsa denetim geçersiz sayılır.

Kritik ihlal ayrıca derhal sonuç doğurur: mevcut belge askıya alınır, kuruluşa en çok beş iş günü içinde bildirilir ve üyenin profil sayfası inceleme süresince geçici olarak kapatılır. Kritik ihlal ve majör uygunsuzluklar giderilmedikçe belge düzenlenemez.

Belge ve Üyelik Hangi Hâllerde Düşer?

Belge; kapsamı daraltılarak, askıya alınarak, geri çekilerek veya sona erdirilerek etkilenebilir. Askıya alma sebepleri arasında denetim firmasıyla sözleşmeden doğan borçların yerine getirilmemesi, gözetim denetiminin süresinde tamamlanmaması, kritik ihlal, majör uygunsuzluk ve logo ya da belgenin yanlış kullanımı yer alır.

Üyelik tarafında idari bir yol daha vardır. Aidatın veya denetimin gecikmesi, yıllık ilgili satış bilgisi gibi istenen bilgi ve belgelerin verilmemesi ve logonun yanlış kullanımı idari askıya alma ve üyeliğin sona erdirilmesi sebepleridir. Gözetim denetiminin, süresinin bitiminden itibaren altı ay içinde de tamamlanmaması belgenin askıya alınmasına yol açar. Üyeliği sona eren şirket için iki yıllık bir bekleme dönemi işler; bu dönem içinde yeniden katılmak isteyen şirket, ayrıca denetim ve belgelendirme şartlarına bağlıdır.

Ne Yapmalı?

• Üyelik tarihinden geriye doğru takvim kurun: on sekiz ayda ilk denetim, iki yılda belge, on iki ile on sekiz ayda gözetim.
• Öz değerlendirmeyi denetim firmasıyla anlaşmadan önce tamamlayın; defterin altı aylık geçerliliğini ve bir aylık gönderim süresini gözetin.
• Birden fazla denetim firmasından teklif alın; aidatın denetim bedelini içermediğini bütçeye yansıtın.
• Kritik ihlal ve majör uygunsuzluk için üç aylık süreyi, minör uygunsuzluk için bir aylık plan süresini takvime işleyin.
• Yeniden belgelendirme denetimini sona erme tarihinden en az altı ay önce planlayın; ek sürenin şartlarına güvenmeyin.
• Yıllık ilgili satış bilgisini ve aidat ödemesini süresinde yapın; idari askıya alma, geçerli belgeyi de askıya alır.
• Logo ve belge kullanımını kapsamla sınırlı tutun; yanlış kullanım majör uygunsuzluk sebebidir.

Uyarı. Bu yazıdaki bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki görüş niteliği taşımaz. Kambiyo ve kıymetli madenler mevzuatı sık değişen bir alandır; yazıda yer alan tutar, oran, eşik, süre ve tarihler yürürlükteki mevzuata göre değişebilir. Her başvuru ve işlem öncesinde mevzuatın son hâlini teyit ediniz. Güncel metinlere mevzuat.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz.

Kaynak: RJC Member Certification Handbook v1.0, Şubat 2025 (§ 1.2, § 1.3, § 3.1, § 3.2 Tablo 2, § 3.2.1, § 3.2.3, § 4.1, § 4.2.3 Tablo 9, § 4.2.4, § 4.3, § 4.4, § 4.5, § 5.1, § 5.3 Tablo 11, § 5.4 Tablo 12, Tablo 13) · RJC Commercial Membership Fees · RJC Membership Types and Apply

→ İlgili sayfa: Kuyumcular, Mücevherat ve Kıymetli Taş